Articolazione degli uffici

Competenze degli uffici

SEGRETERIA E AFFARI GENERALI

• assistenza e coordinamento per la presidenza, direzione generale, gestione rapporti con le varie figure aziendali;
• gestione della corrispondenza in entrata e in uscita;
• gestione del protocollo in entrata e uscita, unitamente all’archivio documentale aziendale;
• gestione dei rapporti con le aziende terze per i servizi di struttura (es: pulizia, vigilanza, ecc.);
• gestione del centralino aziendale;
• gestione assicurazioni e sinistri;
• fornire i dati di competenza al Responsabile della gestione del sito internet;
• supporto al Comitato di Controllo e di Coordinamento: cura la predisposizione della documentazione per il comitato, predispone le convocazioni (su indicazione del Presidente del comitato) e verbalizza le sedute.

GARE E APPALTI

• elaborazione documentazione amministrativa relativa a bandi di gara e appalti, in collaborazione con gli uffici aziendali interessati competenti alla predisposizione della parte tecnica di loro competenza;
• gestione gare, appalti e contratti in generale;
• gestione comunicazioni con l’Autorità Nazionale Anticorruzione, in collaborazione con gli altri Uffici interessati (Progettazione, Acquisti, ecc.), nonché fornire i dati di competenza al responsabile della gestione del sito internet.

LEGALE

• attività di consulenza legale interna;
• su apposito mandato, patrocinare procedimenti giudiziari e stragiudiziari;
• gestione pratiche e contenziosi (giudiziali e stragiudiziali) e tenuta dei rapporti per le attività legali esternalizzate;
• attività legale di recupero crediti;
• gestione legale (stragiudiziale e giudiziale) sinistri in supporto all’Ufficio Segreteria e Affari Generali;
• recepimento, analisi aggiornamenti normativi a supporto degli uffici aziendali;
• attività di cura di procedure legali relative a contratti ed obbligazioni in genere;
• adempimenti in materia di privacy;
• assistere il responsabile della gestione del sito internet per l’inserimento dei dati e delle informazioni previste dalla normativa.

SISTEMI INFORMATICI

• gestione strutture hardware;
• gestione sistemi operativi server e client, nonché del software di base presente nei pc;
• gestione software applicativo di protocollo, contabilità (analitica e generale), acquisti, magazzino, bollettazione, ufficio commerciale, progettazione, cartografia, ecc.;
• gestione della rete aziendale, di tutti gli applicativi e della posta elettronica;
• sviluppo interno di eventuali applicativi;
• gestione integrata delle procedure informative tra le diverse sedi e funzioni aziendali;
• gestione tecnica del sito internet;
• supporto alle sezioni per problematiche hardware/software e formazione degli operatori;
• assicurare la gestione del sistema elettronico aziendale di elaborazione dati, realizzando i progetti assegnati con soluzioni economiche ed efficienti in termini di EDP;
• definizione ed applicazione delle politiche di sicurezza e dei limiti di utilizzo delle risorse del CED; stesura ed adozione di un regolamento informatico;
• gestione dei back up dei dati aziendali;
• coordinare le attività EDP aziendali assicurando attraverso la progettualità e l’iniziativa il conseguimento degli obiettivi aziendali;
• individuare e programmare gli investimenti necessari in risposta alle esigenze degli uffici/funzioni aziendali.

QUALITÀ, SICUREZZA E AMBIENTE

• organizzazione e gestione aziendale del sistema qualità (ottenimento certificazioni qualità e
• ambiente) e delle procedure per la sicurezza;
• valutazione del rischio, indagini sperimentali, informazione e formazione del personale dipendente;
• per i rischi connessi alle attività interne/esterne dell’azienda;
• gestione delle pratiche previste dalle norme e dalle procedure in materia di qualità, sicurezza e prevenzione;
• elaborazione statistiche e di documenti di riferimento specifici;
• organizzazione di corsi di formazione;
• esame caratteristiche DPI e collaborazione con Ufficio Acquisti per loro acquisizione;
• gestione e controllo della Carta dei Servizi in collaborazione con l’Ufficio Commerciale;
• indagini di customer satisfaction in collaborazione con l’Ufficio Commerciale.

ASSISTENZA ALLA DIREZIONE AMMINISTRATIVA E CONTROLLO DI GESTIONE

• assistenza alla Direzione amministrativa nella pianificazione e nel controllo economico, finanziario e gestionale dell’azienda;
• definizione dei budget annuali economico-operativo, finanziario e degli investimenti su commesse e centri di costo, con riaggregazioni per servizi/aree di business ed aziendale (attività di programmazione), in collaborazione con i Responsabili di Uffici e funzioni aziendali; 
• individuazione ed analisi degli scostamenti tra dati previsionali e consuntivi, attraverso attività di reportistica e rielaborazioni al fine di delineare soluzioni migliorative a livello aziendale o settoriale (attività di verifica e reportistica);
• verifica di raggiungimento degli obiettivi strategici di tipo qualitativo, dal punto di vista del cliente, economico‐finanziario, processi interni, sviluppo e apprendimento;
• supporto all’ufficio Relazioni esterne e Comunicazione per le rendicontazioni verso il Consiglio di Bacino e l’A.E.E.G.S.I. (di concerto con Area Amministrativa – Ufficio Gestione Clienti);
• proposta di aggiornamento annuale della tariffa.

FINANZA E CONTABILITÀ

• ricezione, emissione e registrazione dei documenti contabili (di natura economica, patrimoniale e finanziaria);
• gestione e stesura del bilancio d’esercizio;
• tenuta registri contabili (libro giornale, inventario, libro cespiti, ecc.);
• gestione flussi finanziari mediante tenuta scadenziario passività, disposizioni pagamento verso fornitori, personale, Erario ed Enti previdenziali e rilevazione incassi (fatta eccezione per i proventi della fatturazione del S.I.I., salvo casi particolari di “grandi” utenze e/o attività produttive – per depurazione – con fatturazioni particolari);
• esercizio dei c/c bancari e postali, elaborazioni di prospetti di riconciliazione delle movimentazioni;
• gestione delle pratiche di ricorso al credito a breve e medio/lungo termine (aperture di credito in conto/corrente, anticipazione fatture, finanziamenti, mutui, ecc.);
• gestione della fiscalità aziendale (imposte dirette e indirette, imposte locali, tenuta registri e liquidazione I.V.A., elaborazione dichiarazione dei redditi, adempimenti sostenuto d’imposta);
• assicurare i rapporti con gli Enti pubblici e privati relativamente alle materie di competenza (esempio: tutti i rapporti con U.T.F., I.V.A., Enti Assicurativi, ecc.);
• supporto al Controllo di Gestione per dati contabili e attività di riconciliazione tra contabilità analitica e contabilità generale;
• gestione degli acquisti, su indicazione dei vari Uffici fruitori dei materiali da acquistarsi ed in collaborazione con l’Ufficio Gare e Appalti e Controllo di Gestione.

SPORTELLI E CLIENTI

• ricezione ed evasione delle richieste da parte dell’utenza (in formato elettronico –e-mail, telefonico, postale, diretto), smistamento verso gli uffici interessati delle altre comunicazioni;
• gestione dei contatti con l’utenza presso gli uffici clienti dislocati sul territorio;
• raccolta dei contratti, disdette, richieste di preventivi, attività sui contatori, mediante le precedenti modalità;
• incasso fatture mediante POS (o strumenti similari) e in denaro limitatamente a quanto previsto nel Regolamento;
• supporto di carattere commerciale all’Ufficio Sistemi informatici per la configurazione dei servizi sul sito internet.

LETTURE, FATTURE E ALTRI INCASSI

• gestione dell’attività di rilevamento dei consumi nel S.I.I.: verifica e recepimento dei dati di lettura nel gestionale di bollettazione del S.I.I.;
• elaborazione delle fatture del S.I.I., assicurando la corretta tariffazione e la puntuale applicazione del piano di fatturazione in funzione agli scaglionamenti territoriali e di tipologia di utenze;
• emissione di fatture di storno e remissioni in caso di letture o elaborazioni errate su richiesta dell’utenza secondo le tempistiche definite;
• supporto alla contabilità generale per le registrazioni contabili delle fatturazioni e degli incassi del S.I.I.;
• supportare l’Ufficio Segreteria e Affari Generali in riferimento ai rapporti con le Autorità preposte al controllo dei prezzi e tariffe e con gli altri organismi pubblici e privati relativamente alle materie di competenza;
• rilevazione e registrazione degli incassi secondo le modalità previste (SEPA, bollettino postale, bollettino bancario, POS);
• elaborazione dei dati funzionali al recupero dei crediti;
• analisi e statistiche riferibili all’attività stessa;
• emissione, per le posizioni insolute, delle lettere di sollecito e diffida;
• gestione delle pratiche di dilazione pagamento delle posizioni finanziarie attive verso l’utenza o clienti più in generale e supporto al front office per la concessione delle stesse;
• supporto all’Ufficio Legale per le pratiche giudiziali e stragiudiziali di recupero crediti;
• gestione e coordinamento, con il supporto all’Ufficio Legale, di eventuali società di recupero crediti, nella misura in cui le pratiche vengano cedute all’esterno.

GESTIONE PERSONALE

• pratiche di assunzione/licenziamento/pensionamento;
• gestione dei registri, quali Libro unico e Registro infortuni;
• gestione presenze dipendenti ed elaborazione dati;
• elaborazione e stampa cedolini paghe;
• conteggio e denunce mensili contributi obbligatori (INPDAP e INPS) a carico dei lavoratori dipendenti ed azienda (versamenti da parte dell’ufficio finanza);
• gestione previdenza contributiva aziendale;
• supporto al Legale per cause di lavoro e procedimenti disciplinari;
• gestione del codice etico aziendale;
• procedure per la valutazione della job satisfaction;
• supporto alla Direzione Generale in materia di relazioni industriali;
• supporto al Controllo di Gestione per dati relativi alla gestione del personale (formulazioni previsioni ed ipotesi relative al costo della risorsa lavoro e dei parametri di interesse);
• assicurare i rapporti con gli Enti pubblici e privati relativamente alle materie di competenza (esempio: tutti i rapporti con INPS, INAIL, INPDAP, ecc.).

ACQUISTI - MAGAZZINO

• gestione centralizzata degli acquisti di materiale di competenza del magazzino, salvo diversa indicazione da parte dei responsabili degli Uffici di gestione reti ed impianti;

• gestione unificata dei magazzini aziendali (consistenza, scorte di sicurezza), con conseguente decentramento e localizzazione della collocazione dei materiali in base alle specifiche esigenze territoriali e alle caratteristiche delle infrastrutture gestite. Verranno svolte anche attività riguardanti i livelli di riordino, la definizione delle richieste di acquisto (di concerto con i responsabili e con il controllo di gestione);

• gestione amministrativa e manutentiva (programmata e straordinaria) degli automezzi e dei mezzi operativi aziendali.

PROGRAMMAZIONE, PROGETTAZIONE E DIREZIONE LAVORI

• progettazione e direzione lavori delle opere, secondo le programmazioni delle Autorità superiori le esigenze dell’Azienda; elaborazione di tutti i relativi documenti correlati e di quelli tecnici relativi alle gare di appalto;
• pratiche di esproprio ed asservimento, supportato dall’Ufficio Legale;
• predisposizione della documentazione funzionale alle Conferenze di Servizi in collaborazione con gli Uffici Reti;
• simulazioni idrauliche;
• formulazione al management aziendale di proposte per l’individuazione e la programmazione degli investimenti di competenza;
• assistere il management aziendale e le altre posizioni o Enti responsabili nella individuazione e valutazione delle esigenze di potenziamento e ampliamento, rinnovo e realizzazione degli impianti;
• assicurare per i lavori e/o i progetti affidatigli il rispetto di quanto previsto dalla normativa sui lavori pubblici e sulla sicurezza dei cantieri, anche attraverso l’espletamento, di norma, delle funzioni previste dalla normativa in oggetto (coordinatore unico, responsabile di procedimento, direttore dei lavori, ecc.);
• gestione della cartografia delle reti e degli schemi degli impianti aziendali in collaborazione con gli Uffici Reti e Impianti; l’ufficio si occupa inoltre della raccolta, organizzazione e gestione informatica e territoriale di tutte le informazioni legate alle infrastrutture e agli impianti di proprietà o in gestione all’azienda (SIT); la rappresentazione territoriale del dato (anche alfa numerico) diventa supporto alla progettazione e alla pianificazione;
• manutenzione fabbricati e manufatti, su indicazione del Dirigente dell’Area Tecnica;
• gestione comunicazioni con l’A.N.AC (Autorità Nazionale Anticorruzione che ha assorbito l’A.V.C.P.  – Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici) e più in generale con gli Enti pubblici o privati interessati dall’attività aziendale, in collaborazione con l’Ufficio Gare e Appalti.

GESTIONE RETI ACQUEDOTTO

• conduzione delle reti idriche, servizio di pronto intervento e reperibilità;
• esecuzione dei lavori di modeste estensioni di reti (in sintonia con l’Ufficio Programmazione, Progettazione e D.L.), allacciamenti, spostamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria di reti nel rispetto delle procedure aziendali; predisposizione note lavori per addebito a terzi, da trasmettere all’Ufficio Finanza e Contabilità; predisposizione capitolati tecnici ed altra documentazione a supporto dell’Ufficio Gare e Appalti per eventuali affidamenti a terzi di opere acquedottistiche e/o a tale servizio connesse (scavi, fornitura materiali, ecc.);

• gestione, preventivazione, affidamenti a ditte esterne per esecuzione nuovi allacciamenti in suolo pubblico;

• esecuzione di nuovi allacciamenti idrici e fognari su opere esistenti su richiesta dei clienti;

• attività sistematica di ricerca perdite mediante squadra o su input emergenti dall’elaborazioni dei dati di misura;
• assistere la Direzione Tecnica nella individuazione e valutazione delle esigenze di potenziamento e ampliamento, rinnovo e realizzazione di reti idriche;
• assistenza agli Uffici aziendali per controlli, ordini di lavoro e rapporti con imprese e/o Enti esterni (Enel, Telecom, VV.FF., Ufficio Tecnico Comunale, etc.).

GESTIONE RETI FOGNATURA

• Rilascio pareri su opere pubbliche, e/o di urbanizzazione (piani urbanistici attuativi), previe istruttorie,  verifiche e sopralluoghi preliminari; verifica in corso d’opera della corretta esecuzione dei lavori; assistenza alle prove di tenuta, rilascio dei relativi certificati di regolare esecuzione e/o collaudo;
• collaborazione con l’ufficio programmazione, progettazione e Direzione Lavori nell’individuazione e valutazione delle esigenze di potenziamento e ampliamento, rinnovo e realizzazione di reti fognarie;
• predisposizione delle lettere di invito all’allacciamento e informazioni all’Utente per l’adeguamento delle opere fognarie in proprietà privata;
• rilascio pareri sulle opere di scarico ed allacciamento private, previe istruttorie, verifiche, sopralluoghi, nonchè verifica delle opere in fase di esecuzione e rilascio finale dei relativi certificati di regolare esecuzione e/o verbali di collaudo;
• gestione del pubblico costituito da professionisti, imprese e privati;
• gestione delle reti fognarie (espurgo, lavaggio e ispezione delle condotte), sia in modo programmato che con servizio di pronto intervento e reperibilità;
• predisposizione capitolati tecnici ed altra documentazione a supporto dell’Ufficio Gare e Appalti per eventuali affidamenti a terzi di lavori, servizi (spurghi, video-ispezioni, ecc.) e/o forniture;
• esecuzione di lavori di modeste estensioni di reti (in sintonia con l’Ufficio Programmazione, Progettazione e D.L.), allacciamenti, spostamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria di reti nel rispetto delle procedure aziendali;
• coordinamento squadre esterne;
• segnalazione in loco o scritta dei sottoservizi gestiti, su richiesta di altri Enti Gestori e/o Utenti e/o Imprese;
• assistenza alle posizioni superiori per controlli, ordini di lavoro e rapporti con imprese e/o Enti esterni (Enel, Telecom, VV.FF., Ufficio Tecnico Comunale, etc.);
• rilievi delle reti e sopralluoghi puntuali e aggiornamento costante anche con altri Enti per implementazione cartografie;
• verifiche e accertamenti in merito ad allacciamenti esistenti e gestione tecnica per gli  assoggettamenti/sgravi delle quote tariffarie.

GESTIONE IMPIANTI ACQUEDOTTO

• conduzione e controllo, in coordinamento con l’Ufficio Gestione Reti Acquedotto, di fonti di approvvigionamento, centrali, impianti di potabilizzazione, serbatoi, impianti di disinfezione e stazioni di sollevamento (manutenzioni meccaniche, elettriche ed idrauliche), servizio di pronto intervento e reperibilità;
• esecuzione dei lavori di quadristica ed elettromeccanici (in sintonia con l’Ufficio Programmazione, Progettazione e D.L.), allacciamenti elettrici, spostamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria di impianti nel rispetto delle procedure aziendali;
• predisposizione capitolati tecnici ed altra documentazione a supporto dell’Ufficio Gare e appalti per eventuali affidamenti a terzi di opere e/o forniture (in particolar modo per quella relativa all’energia elettrica);
• gestione degli impianti di protezione catodica sulle reti idriche;
• gestione del telecontrollo su impianti idrici, con comunicazione dei dati utili all’Ufficio Gestione Reti Acquedotto;
• verifica delle attrezzature e della strumentazione di misura sugli impianti idrici, con contestuale rilevazione di dati;
• assistere la Direzione Tecnica nella individuazione e valutazione delle esigenze di potenziamento e ampliamento, rinnovo e realizzazione di impianti idrici;
• assistenza agli Uffici aziendali per controlli, ordini di lavoro e rapporti con imprese e/o Enti esterni (Enel, Telecom, VV.FF., Ufficio Tecnico Comunale, etc.);
• collaborazione con il magazzino per le forniture di energia elettrica.

GESTIONE IMPIANTI DI DEPURAZIONE

• conduzione degli impianti di depurazione (manutenzioni meccaniche, elettriche, elettromeccaniche, idrauliche, espurgo, compilazione registri, gestione operativa e amministrativa dei conferimenti di rifiuti, ecc.), servizio di pronto intervento e reperibilità;
• conduzione e controllo degli impianti di sollevamenti fognari (manutenzioni meccaniche, elettriche ed idrauliche), sia in modo programmato che servizio di pronto intervento e reperibilità;
• predisposizione capitolati tecnici ed altra documentazione a supporto dell’Ufficio Gare e Appalti per eventuali affidamenti a terzi del servizio di gestione tecnica degli impianti, di altri servizi (smaltimento fanghi, ecc.), e/o forniture (pompe, reagenti, ecc.);
• esecuzione campionamenti dei reflui, dei rifiuti trattati e/o smaltiti da inviare al laboratorio per le analisi;
• gestione del telecontrollo sugli impianti di depurazione e fognari, con comunicazione dei dati utili all’Ufficio Reti Fognatura;
• assistere la Direzione Tecnica nella individuazione e valutazione delle esigenze di potenziamento e ampliamento, rinnovo e realizzazione di impianti di depurazione;
• assistenza alle posizioni superiori per controlli, ordini di lavoro e rapporti con imprese e/o Enti esterni (Enel, Telecom, VV.FF., Ufficio Tecnico Comunale, etc.);
• assistenza analisi in contraddittorio;
• valutazione caratteristiche ed idoneità laboratori terzi;
• individuazione parametri significativi e relativi metodi analitici da applicare in occasione criticità (scarichi anomali, inquinamenti, ecc.), metodi tariffari, campagne di monitoraggio, ecc.;
• supporto all’Ufficio Programmazione, Progettazione e D.L.;
• prelievi di campioni;
• valutazione e/o rapporti di prova;
• aggiornamento su normativa del settore.

Data di aggiornamento: 9/2/2021.