Informazioni ed indicazioni operative sulla procedura di Whistleblowing in Piave Servizi S.p.A.

I soggetti interessati

La procedura di whistleblowing è uno strumento a disposizione dei dipendenti pubblici e privati che ha come obiettivo regolamentare e facilitare il processo di segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, comportamenti, rischi, reati o irregolarità consumati o tentati a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società, di cui il soggetto segnalante, il cosiddetto “whistleblower” sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo (ovvero nello svolgimento delle proprie mansioni in seno all'organizzazione a cui appartiene o che, a vario titolo, entra in contatto con essa) e che quindi può essere effettuata da persone fisiche nell’ambito dei seguenti ruoli:

  • dipendenti della Società;
  • volontari e/o i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività per/presso la Società;
  • lavoratori autonomi e/o i collaboratori che svolgano la propria attività per/presso la Società;
  • i liberi professionisti e/o i consulenti che prestano la propria attività per/presso la Società;
  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, per/presso Piave Servizi.

La segnalazione può essere effettuata dai predetti soggetti anche:

  • quando il rapporto giuridico con Piave Servizi non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni/illeciti sono state acquisite/conosciute durante il processo di selezione o in altre fasi pre-contrattuali;
  • durante il periodo di prova;
  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni/illeciti sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

 

Le forme di tutela garantite

La procedura è regolata dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali” emanato in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 e, tra le novità introdotte, prevede significative forme di tutela per i soggetti che effettuano la segnalazione, purché rendano nota la propria identità nei confronti del cosiddetto “Gestore della segnalazione”.

Al segnalante (e agli ulteriori soggetti che, eventualmente, possano avere un ruolo nel processo di segnalazione), anche al fine di incoraggiare la segnalazione di eventuali condotte illecite, sono garantite, fatti salvi i casi di responsabilità per calunnia o diffamazione o allorquando l’anonimato non è opponibile per legge, le seguenti tutele:

  1. riservatezza dell’identità del segnalante

l'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni; la protezione riguarda, fino alla conclusione dei procedimenti avviati, non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

  1. divieto di atti ritorsivi nei confronti del “whistleblower” e/o di altre persone tutelate

per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto e ingiustificato; la protezione si applica non solo al segnalante ma anche:

  • al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
  • alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato dovranno essere trasmesse per competenza direttamente ad ANAC, come da indicazioni riportate nelle Linee Guida di ANAC con i riferimenti nel seguito citati.

  1. limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni

il segnalante non incorre in responsabilità penale, civile, amministrativa o disciplinare qualora al momento della segnalazione vi siano fondati motivi di ritenere che le informazioni rivelate siano necessarie per far scoprire la violazione.

  1. sottrazione al diritto di accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato

il documento di segnalazione ed i dati non potranno essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della L. n. 241/90 s.m.i. e all’art. 5-bis del d.lgs. n. 33/2013.

  1. misure di sostegno

il segnalante può rivolgersi ad enti del terzo settore, inseriti in un apposito elenco istituito da ANAC, per ottenere informazioni, assistenza e consulenza, a titolo gratuito, sulle modalità di segnalazione, sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, sulle modalità e condizioni per accedere al patrocinio a spese dello Stato.

  1. rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali

il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dalla Società, in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati; si richiama al riguardo la specifica “Informativa sul trattamento dei dati personali per la segnalazione di illeciti e irregolarità all’interno di Piave Servizi S.p.A.”.

Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione imposto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.

 

I contenuti della segnalazione

Possono essere segnalate informazioni, ritenute veritiere con fondato motivo, su comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Pubblica Amministrazione o della Società e che, ad esempio, consistono in:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai più diversi settori ed in particolare nell’ambito di sicurezza ed ambiente;
  • violazioni del codice disciplinare dei dipendenti o comunque sanzionabili in via disciplinare;
  • comportamenti che potrebbero arrecare un danno patrimoniale o di immagine alla Società e/o un danno agli utenti, ai dipendenti o altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società, ovvero una minaccia alla loro salute e sicurezza;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli aziendali di organizzazione e gestione.

Non sono contemplate in questa disciplina invece:

  • le segnalazioni o contestazioni legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro anche con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  • le segnalazioni di violazioni già stabilite come obbligatorie da norme dell'Unione europea o nazionali ovvero di eventi già di pubblico dominio o, per contro, di cui si hanno solo indiscrezioni;
  • le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere, se conosciuti, i seguenti elementi:

  1. una descrizione dettagliata dei fatti oggetto di segnalazione;
  2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
  3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
  4. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  5. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
  6. altre informazioni atte a fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
  7. le generalità ed i riferimenti del soggetto che effettua la segnalazione;

Nel caso in cui il segnalante non intenda rendere nota la propria identità, si applica quanto specificatamente previsto nella disciplina in materia di segnalazioni anonime che saranno prese in considerazione solo se adeguatamente circostanziate e con tutti gli elementi informativi utili per verificarla indipendentemente dalla conoscenza del segnalante.

 

Le modalità di invio della segnalazione e la sua gestione

La segnalazione di whistleblowing deve essere effettuata utilizzando i canali previsti dalla normativa (canale interno aziendale, canale esterno di ANAC e divulgazione pubblica), come di seguito indicato.

Il “whistleblower" può, in qualunque caso anche al fine di ottenere maggiore e più rapido riscontro, decidere di presentare la propria segnalazione tramite il canale esterno, ossia, direttamente ad ANAC, come da indicazioni riportate nelle Linee Guida di ANAC con i riferimenti nel seguito citati.

Sulla base del documento di “Disciplina del Whistleblowing - Procedure di segnalazione e tutele del segnalante” redatto dalla Società in conformità alle disposizioni ANAC in materia di whistleblowing ed approvato dal CdA di Piave Servizi S.p.A., il destinatario interno alla Società delle segnalazioni è individuato, salvo casi particolari, nel Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (R.P.C.T.), che sarà quindi considerato “Gestore della segnalazione” relativamente al “canale interno” di competenza.

La segnalazione può essere presentata al canale interno della Società, sempre e comunque con massima garanzia di riservatezza circa l’identità del segnalante, con queste modalità alternative:

  • in modalità informatica, su un sistema che garantisce la riservatezza con strumenti di crittografia, mediante compilazione del questionario presente nella piattaforma Whistleblowing Piave Servizi, accessibile direttamente entrando nel sito aziendale all’indirizzo www.piaveservizi.eu/home/Societa/Societa-Trasparente/Altri-contenuti/Prevenzione-e-repressione-corruzione-e-illegalita.html, seguendo le istruzioni ivi presenti;
  • compilando l’apposito “Modulo per la segnalazione di illeciti ed irregolarità all’interno di Piave Servizi”, reperibile sul sito internet della società, nella sezione “Società TrasparenteàAltri ContenutiàPrevenzione e repressione della corruzione e dell'illegalitààSegnalazioni di illecito – whistleblowing”. La segnalazione cartacea può essere presentata sia a mezzo del servizio postale sia a mano, eventualmente anche tramite terza persona incaricata dal segnalante, direttamente al Responsabile dell’Ufficio Affari Generali e Relazioni Istituzionali:
  • in forma orale: contattando telefonicamente il R.P.C.T., al numero diretto e dedicato alle segnalazioni: 347 6306106 oppure mediante un incontro diretto, su richiesta della persona segnalante, preferibilmente presentata tramite mail all’indirizzo: infowhistleblower@piaveservizi.eu; in entrambi i casi il R.P.C.T. redigerà apposito verbale sui contenuti della segnalazione e ne rilascerà copia al segnalante.

Nel caso di segnalazioni pervenute in forma cartacea o orale, il R.P.C.T. quale “Gestore della segnalazione”, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione; in caso di uso della piattaforma informatica, la conferma di avvenuta ricezione sarà direttamente disponibile nel canale interno cui il segnalante potrà accedere successivamente, con codice univoco in totale riservatezza e che potrà essere utilizzato anche successivamente per richiedere e/o fornire ulteriori informazioni. 

Una volta accertata la fondatezza della segnalazione (per contro, in caso di infondatezza attuerà la procedura di archiviazione), il “Gestore della segnalazione” avvia l’istruttoria sui fatti o sulle condotte indicate per valutarne la sussistenza, interessando, se necessario, soggetti interni e/o Enti ed Autorità esterne, in relazione alla natura e ai profili di illiceità riscontrati.

Il “Gestore della segnalazione” fornisce in ogni caso al segnalante un riscontro, non necessariamente definitivo ma dando conto delle misure adottate o da adottare e dei motivi della scelta effettuata, sull’esito della segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

 

Normativa di riferimento: